Deklaracja dostępności w 2026: kto musi ją mieć, co ma zawierać i jak nie wpisać w nią nieprawdy

Kiedy ktoś prosi mnie o „szybkie przygotowanie deklaracji dostępności”, zadaję jedno pytanie: na podstawie czego ją napiszemy? Zwykle zapada cisza. Deklaracja wygląda jak formularz do wypełnienia, więc łatwo o niej myśleć jak o formalności. Tymczasem to oświadczenie o stanie faktycznym Waszej strony. Jeśli nikt tego stanu nie sprawdził, dokument opisuje stronę, której nie ma.

W tekście o WCAG dla fundacji deklaracja była jednym z wielu wątków. Tu dostaje osobne miejsce, bo od czerwca 2025 roku pytań o nią przybyło, a razem z nimi nieporozumień. Piszę o tym, kto naprawdę musi ją mieć, co w niej musi się znaleźć, gdzie najczęściej rozjeżdża się z rzeczywistością i jak przygotować ją tak, żeby się broniła. Nie jesteśmy kancelarią, więc nie rozstrzygam Waszej sytuacji prawnej. Tłumaczę, co przepisy oznaczają dla strony i systemu, który za nią stoi.

Pierwsze nieporozumienie bierze się z tego, że w Polsce działają dziś dwie ustawy o dostępności cyfrowej i każda wymaga czegoś innego.

Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Obejmuje podmioty publiczne: urzędy, szkoły, szpitale publiczne, instytucje kultury, a także część organizacji pozarządowych, czyli te działające na rzecz ochrony zdrowia, osób z niepełnosprawnościami i seniorów. To ta ustawa wymaga deklaracji dostępności w ścisłym sensie. Artykuł 10 mówi, co ma się w niej znaleźć, a artykuł 11 każe ją przeglądać i aktualizować do 31 marca każdego roku oraz od razu, gdy strona zmienia się w sposób, który może wpłynąć na dostępność.

Ustawa z 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze. To polskie wdrożenie Europejskiego Aktu o Dostępności, obowiązujące od 28 czerwca 2025 roku. Dotyczy firm, które świadczą konsumentom między innymi usługi handlu elektronicznego, bankowości detalicznej, telekomunikacyjne czy usługi towarzyszące transportowi pasażerskiemu. Tu nie ma „deklaracji dostępności” według wzoru dla urzędów. Jest obowiązek z art. 32: przeprowadzić ocenę zgodności usługi z wymaganiami dostępności i w regulaminie świadczenia usług albo innym równoważnym dokumencie podać, w dostępny sposób, informację o tym, jak usługa te wymagania spełnia. Usługi świadczone przez mikroprzedsiębiorców są z tej ustawy wyłączone (art. 4).

Różnica jest większa, niż się wydaje. Zdarzają się sklepy internetowe, które po czerwcu 2025 roku kopiują wzór deklaracji dla podmiotów publicznych: z powołaniem na ustawę z 2019 roku, z linkiem do Rzecznika Praw Obywatelskich i z procedurą, której firma prywatna w ogóle nie stosuje. Taki dokument nie spełnia obowiązku, który firmę faktycznie dotyczy, a przy okazji obiecuje klientowi coś, czego nikt nie będzie realizował.

Treść wyznacza art. 10 ustawy z 2019 roku, a formę dokument Ministerstwa Cyfryzacji „Warunki techniczne publikacji i struktura dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności”. Od 1 sierpnia 2024 roku obowiązuje jego wersja 2.0, a deklaracje sporządzone wcześniej trzeba było do niej dostosować najpóźniej do 31 marca 2025 roku.

W skrócie deklaracja musi zawierać:

Deklaracja ma być opublikowana w HTML, sama w pełni dostępna, nawet jeśli reszta strony jeszcze nie jest. Link do niej musi być osiągalny podczas nawigacji, więc w praktyce trafia do stopki każdej podstrony. Warunki techniczne wymagają też identyfikatorów w kodzie (na przykład a11y-status, a11y-data-przeglad, a11y-procedura), bo po nich ministerstwo odczytuje deklaracje w monitoringu.

Najczęstszy i najpoważniejszy. „Ta strona internetowa jest w pełni zgodna” pojawia się w deklaracjach stron, których nikt nie przeszedł klawiaturą ani czytnikiem ekranu. Warunki techniczne mówią wprost, że zawartość deklaracji musi być zgodna ze stanem faktycznym i opierać się na rzeczywistej ocenie zgodności. Uważam, że uczciwe „częściowo zgodna” z konkretną listą braków jest dla odwiedzającego o wiele cenniejsze niż pełna zgodność na słowo. Osoba, która korzysta z czytnika ekranu, i tak w kilka minut sprawdzi, która wersja jest prawdziwa.

Deklaracja z datą sporządzenia z 2020 roku i bez daty przeglądu mówi czytelnikowi jedno: nikt tu nie zaglądał. Ustawa wymaga przeglądu do 31 marca każdego roku, a także niezwłocznej aktualizacji po każdej zmianie strony, która może wpłynąć na dostępność. Nowy szablon, nowy moduł rezerwacji, nowa wtyczka z formularzem to dokładnie takie zmiany. Jeśli data ostatniej istotnej aktualizacji strony jest późniejsza niż data przeglądu deklaracji, coś tu się nie zgadza.

Każdy ma prawo zażądać zapewnienia dostępności strony albo jej elementu. Podmiot publiczny ma na to 7 dni, a jeśli nie zdąży, musi powiadomić wnioskodawcę o przyczynie i nowym terminie, nie dłuższym niż dwa miesiące od złożenia żądania (art. 18). Deklaracja musi tę procedurę opisać. Problem zaczyna się wtedy, gdy adres e-mail w deklaracji należy do osoby, która od dwóch lat nie pracuje w urzędzie, albo trafia do skrzynki, której nikt nie czyta. Na papierze procedura jest, a w praktyce żądanie przepada.

Skan podpisanego pisma w PDF, deklaracja wklejona jako obrazek, tabela bez nagłówków. Wymóg jest jasny: deklaracja ma być w HTML i w pełni dostępna, niezależnie od stanu reszty strony. Ten błąd łatwo naprawić, a mimo to wciąż się zdarza.

Dostępność architektoniczna siedziby i informacja o tłumaczu języka migowego to sekcje wymagane, nie ozdobnik. Zdarza się, że znikają przy przenoszeniu deklaracji na nową stronę, bo „to przecież nie dotyczy internetu”.

O tym pisałem wyżej. Jeśli podlegacie ustawie z 2024 roku, potrzebujecie oceny zgodności usługi i informacji w regulaminie lub równoważnym dokumencie. Warto też pamiętać, że ta ustawa ma własną ścieżkę skargową: konsument składa skargę do usługodawcy, a ten odpowiada w ciągu 30 dni, w szczególnie skomplikowanych sprawach do 60 dni (art. 37).

Przy ustawie z 2019 roku nadzór sprawuje minister właściwy do spraw informatyzacji, który co roku prowadzi monitoring. Karę pieniężną może nałożyć za brak deklaracji albo brak wymaganych w niej elementów, do 5 000 zł, jeśli braki powtarzają się w dwóch kolejnych monitoringach. Za nieuzasadnione i uporczywe niezapewnianie dostępności samej strony kara wynosi do 10 000 zł (art. 19).

Przy ustawie z 2024 roku nadzór nad usługami handlu elektronicznego sprawuje również minister właściwy do spraw informatyzacji, nad bankowością detaliczną Rzecznik Finansowy, a całość systemu koordynuje Prezes Zarządu PFRON, do którego każdy może złożyć zawiadomienie o niedostępnej usłudze. Organ może nakazać usunięcie braków, zakazać świadczenia usługi, a za wymienione w ustawie naruszenia nałożyć karę do dziesięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, nie wyższą jednak niż 10% zeszłorocznego obrotu (art. 65 i 73).

Powiem wprost: kara rzadko jest największym kosztem. Większym jest człowiek, który nie może złożyć wniosku, zapisać się na wizytę albo dokończyć zakupu, i organizacja, która się o tym nie dowie, bo procedura w deklaracji prowadzi donikąd.

Kolejność jest ważniejsza niż szablon. Najpierw badanie, potem dokument.

Jeśli podlegacie ustawie z 2024 roku, kroki 1 do 3 są takie same, bo art. 32 wymaga oceny zgodności usługi. Zmienia się forma wyniku: zamiast deklaracji według wzoru dla urzędów powstaje informacja w regulaminie albo równoważnym dokumencie, a zamiast procedury z ustawy z 2019 roku opisujecie, jak przyjmujecie skargi konsumentów.

Jeśli po przeczytaniu okazuje się, że Wasza deklaracja opisuje stronę sprzed dwóch przebudów, zacznijcie od badania, nie od poprawiania dokumentu. Co zwykle wychodzi w takim badaniu i co naprawiać najpierw, opisałem w przewodniku po WCAG 2.2 dla fundacji. Więcej o tym, jak podchodzimy do regulacji UE przy budowie systemów, znajdziecie na stronie o tym, jak dbamy o dane i dostępność, a jeśli prowadzicie organizację pozarządową, zajrzyjcie na stronę dla fundacji.

Jeśli nie wiecie, której ustawie podlegacie, albo macie deklarację i nie jesteście pewni, czy mówi prawdę, napiszcie do mnie, a podpowiemy, od czego zacząć. Rozmowę prowadzę zwykle ja, a badanie i poprawki na stronie robi zespół, z którym potem macie bezpośredni kontakt. Na start możecie zamówić bezpłatny raport z dostępności swojej strony.